コミュニケーションデザインサービス


連載コラム「わかりやすく書く」
 ~メールでの伝え方(3)~


トラちゃんのアドバイスが功を奏して、コテツくんのメールもだいぶすっきりと
読みやすくなったようです。
終わりよければすべてよし。最後に結びと署名について見ていきましょう。

残るは結びと署名ですね。
「結び」は今までの報告内容の念押しですから、あえて強調しています。

・・・えーと、査収は「検査して収納する」という意味だから、最初の「ご確認のうえ」はいらないかな。
それに「お願い」がダブっているし、こう書き直したらどうだろう。

修正前 修正後
結び ご確認のうえ、ご査収いただけますよう、お願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
ご査収いただけますよう、お願いいたします。

文字数が大幅に減って、なんだか拍子抜けですが、すっきりはしましたね。
残るは「署名」ですが、ここは、会社名と名前を書いておけばよいでしょうか?

これが正解というのはないけれど、会社名、部署名、氏名、そして電話番号(FAX番号)は必須かな。
郵便物のやりとりをするなら、郵便番号と住所を書いておくと親切かもね。

修正前 修正後
署名 (なし) 株式会社ヨウソロ
海外販売部 コテツ・T・カツラギ
TEL:22-2222-2222
FAX:22-2222-2223

こうして見てみると、署名と名刺の中身は同じですね。
相手に自分がどこの誰かを伝えるわけですから、必然的に内容も一緒になる・・・と。
納得です。

これで一通り、見終わったね。
それでは、書き直したメールを見てみようか。

件名 【3MA】進捗のご報告(8月度)
宛先 キビナゴ商事株式会社
課長 タツクリ様
書き出し いつもお世話になっております。
名乗り 株式会社ヨウソロ 海外販売部のコテツです。
用件 3MAプロジェクト(8月度)の進捗状況を報告します。

■プロジェクト全体の進捗
・ST(システムテスト)工程の進捗は当初の計画どおり。

■課題と対策
安全衛生および品質確保の観点から、下記の施策を実施。
・夏バテ対策として、メンバー全員に鰻丼を支給。
・ストレス発散のため、爪とぎ室を設置。

(後略)
結び ご査収いただけますよう、お願いいたします。
署名 株式会社ヨウソロ
海外販売部 コテツ・T・カツラギ
TEL:22-2222-2222
FAX:22-2222-2223

要所、要所に「読みやすくしよう」という工夫の感じられる文面になりましたね。
これがいわゆる「おもてなし」の心でしょうか。

メールに限ったことではないけれど、文字だけのコミュニケーションは思いが伝わりにくいし、誤解を招きやすいからね。
少しでもわかりやすく、読みやすく書くという気持ちは大事だと思うんだ。

そのとおりですね!
メールを書くときは、今まで以上に気を遣っていきたいと思います。

うん、3MAプロジェクトもあともう一息で完了だよね。
これからもお客さまとの円滑なコミュニケーションを意識して頑張ってね。

・・・ところで、トラ先輩。
1週間前にメールをお送りしたんですが、読んでいただけましたか?
すぐに返事が欲しかったので、件名の先頭に【至急】、【重要】って入れておいたのですが。

1週間前・・・って、僕が風邪をひいて休んでいたときだよね!
そういうことはメールだけじゃなくて、直接教えてよ!

予告

次回は11月15日の掲載予定です。お楽しみに。

プロフィール


トラ
わかりやすい文章の書き方を勉強中。
日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

ミケ
マニュアル制作を担当して10年目。
文章を書くのはお手のもの。

モグ
トラちゃんたちの会話をこっそり
聞くのがひそかな楽しみ。
勘違いしやすい性格。

ナンシー
陽気でフレンドリィな翻訳の
スペシャリスト。

コテツ
トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。