コミュニケーションデザインサービス


連載コラム「わかりやすく書く」
 ~メールでの伝え方(2)~


コテツくんのメールを添削し始めたトラちゃん。
コテツくんも一所懸命に文章を書いたようですが、少しばかり空回り気味のようです。
今回は書き出し、名乗り、用件について見ていきましょう。

件名、宛先と来て、次は「書き出し」ですね。
ここはビジネス文例集を見ながら、丁寧に書いてみました。

タツクリ課長は何度もお会いしている間柄だから、こんな大仰な書き出しじゃなくていいよ。
(何より、結びの敬白を書き忘れてるし・・・)
大事なのは用件だから、ここは簡潔に一言だけ書いておこうね。

言われてみればそうですね。
では、シンプル・イズ・ベストでこれくらいにしておきましょうか。

修正前 修正後
書き出し 謹啓、時下ますますご清祥のこととお慶び申しあげます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 いつもお世話になっております。

次は「名乗り」だけれど、会社名と部署名があれば十分かな。
グループ名は内部の話だから、対外的なメールには書かなくていいからね。

修正前 修正後
名乗り 株式会社ヨウソロ 素敵商品事業部 海外販売部 ナンシーグループのコテツです。 株式会社ヨウソロ 海外販売部のコテツです。

ところでトラ先輩、この「名乗り」って必要ですか?
差出人は画面に表示されますし、署名もあるのにわざわざ・・・という気もしますが。

(そう言いながら署名が入ってないんだよなあ・・・)
お客さんに電話をかけて、名乗らずに話し始めたりなんてしないでしょ?
それにメールを最後まで見ないと誰だかわからないのも不便だから、最初に
名乗っておこうね。

なるほど、一理ありますね。
さて、次は肝心な「用件」ですが、いかがでしょう。

用件 3MAプロジェクト(8月度)の進捗状況を報告します。

■プロジェクト全体の進捗
・ST(システムテスト)工程の進捗は当初の計画どおり。

■課題と対策
安全衛生および品質確保の観点から、下記の施策を実施。
・夏バテ対策として、メンバー全員に鰻丼を支給。
・ストレス発散のため、爪とぎ室を設置。

(後略)

うん。用件はわかりやすくまとめられているよ。
日報の書き方でコツをだいぶつかんだみたいだね。
おさらいの意味も含めて、報告書を書くポイントをまとめておくよ。

  • 報告書は要点を明確にして、簡潔に書く!
  • 一目でわかるようにキーワードだけにしたり、体言止めにしたりする工夫を!
  • 報告書が何のためのものか、目的のために必要な情報が含まれているかを見直す!

ありがとうございます!
3MAはキビナゴ商事さんの一大プロジェクトですし、報告のしがいがあります!

それ以外には、文章が長くならないように意識して改行を入れることかな。
メールの場合は、情報の切れ目がはっきりとわかるように、単語や意味の切れ目で
改行すると、ぐっと読みやすくなるからね。

確かに単語の途中とか、変なところで文章が切れると読みにくいですね。
納得です。

文章を短めにして、読みやすい位置で改行しておけば、引用するときにも便利だよね。
メールは読む人の環境によってレイアウトが崩れがちだから、ついつい気にしちゃうんだ。

・・・トラ先輩の細かい気配りに感服しましたっ!
自分もわかりやすい文章を書くように努めます。

その意気だね!
次回は締めくくりとして、結びと署名を見ていくよ!

予告

次回は10月25日の掲載予定です。お楽しみに。

プロフィール


トラ
わかりやすい文章の書き方を勉強中。
日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

ミケ
マニュアル制作を担当して10年目。
文章を書くのはお手のもの。

モグ
トラちゃんたちの会話をこっそり
聞くのがひそかな楽しみ。
勘違いしやすい性格。

ナンシー
陽気でフレンドリィな翻訳の
スペシャリスト。

コテツ
トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。