コミュニケーションデザインサービス


連載コラム「わかりやすく書く」
 ~メールでの伝え方(1)~


コテツくんのメール添削を頼まれたトラちゃん。
肝心の報告内容の方は問題なさそうですが、メールのあちこちが気になって、手を入れることに。
メールでわかりやすく伝えるコツを一緒に考えてみましょう。

トラ先輩、キビナゴ商事さんへの報告メールを書いたので、チェックしてもらえますか。

3MAプロジェクトの進捗報告だよね。
・・・うん。報告内容はよく書けているよ。

ありがとうございます!
日報の書き方を見ていただいたときのアドバイスが参考になりましたっ!

でも、この「件名」じゃ何の報告だかわかりにくいなあ。
「宛先」も違和感があるし、「書き出し」も冗長だし、「名乗り」も・・・うーん。

書き出しとか名乗りとか、トラ先輩は何を悩んでいるんですか?

・・・細かい話に入る前に、メールの構造について話そうか。
メールを要素ごとに分解すると、次の7つのパーツに分けられるんだ。
人によって呼び方は違うと思うけれど、今回はこのパーツ名で話をするね。

件名 進捗のご報告につきまして
宛先 キビナゴ商事株式会社
タツクリ課長様
書き出し 謹啓、時下ますますご清祥のこととお慶び申しあげます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
名乗り 株式会社ヨウソロ 素敵商品事業部 海外販売部 ナンシーグループのコテツです。
用件 3MAプロジェクト(8月度)の進捗状況を報告します。

■プロジェクト全体の進捗
・ST(システムテスト)工程の進捗は当初の計画どおり。

■課題と対策
安全衛生および品質確保の観点から、下記の施策を実施。
・夏バテ対策として、メンバー全員に鰻丼を支給。
・ストレス発散のため、爪とぎ室を設置。

(後略)
結び ご確認のうえ、ご査収いただけますよう、お願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名 (なし)

先ほどの書き出しとか名乗りとかは、このパーツのことでしたか。
じゃあ、さっそく上から順に見ていきましょう。

うん、まずは件名からいこうか。
メールの件名は究極の本文だから、もっと具体的に書いてみよう。
報告するにしても、何の報告か書いてあげた方が伝わりやすいでしょ?

修正前 修正後
件名 進捗のご報告につきまして 【3MA】進捗のご報告(8月度)

なるほど、これなら本文を読まなくても伝わりますね。

・・・いや、ちゃんと本文は読んでもらうからね。
次に宛先だけれど、書いていて何か変に思わなかった?

実は、課長の後に「様」を付けるべきか迷いました。
個人的にはしっくりこないんですが、失礼に当たるといけないので付けています。

そもそも役職名には敬称が含まれているから、本来は「様」はいらないよ。
気になるなら、先に役職名を書いて、続けて●●様と書いたらどうかな。

修正前 修正後
宛先 キビナゴ商事株式会社
タツクリ課長様
キビナゴ商事株式会社
課長 タツクリ様

それなら万全ですね。それでいきましょう!

次回は、書き出しや名乗りのところから見ていくからね!

予告

次回は10月4日の掲載予定です。お楽しみに。

プロフィール


トラ
わかりやすい文章の書き方を勉強中。
日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

ミケ
マニュアル制作を担当して10年目。
文章を書くのはお手のもの。

モグ
トラちゃんたちの会話をこっそり
聞くのがひそかな楽しみ。
勘違いしやすい性格。

ナンシー
陽気でフレンドリィな翻訳の
スペシャリスト。

コテツ
トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。