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連載コラム「わかりやすく書く」
 ~新入社員編(2)~


前回に引き続き、コテツくんの日報を改善していきます。
読みやすい日報とは、どんなものなのでしょうか。
トラちゃんのアドバイスを見てみましょう。

前回は言葉づかいを修正したけど、今回は報告書としての読みやすさを考えてみよう。

前回、修正した結果は、こんな感じです。
読みやすい報告書にするためには、どんなポイントがあるんでしょうか?

2013/4/19

午前中は、各部署の業務内容としてグローバル営業部のシマダ課長から業務の
説明がありました。
海外拠点での様子をビデオで見ることができて、非常に興味深かったです。
午後は、先週から継続しているデータ入力作業を行いました。
7章まで完了しました。私が担当している範囲は、予定より遅れています。
明日は、午前中に地域ソリューション部のシロノ部長代理の講義があります。
午後は、引き続きデータ入力作業を行います。

(略)

読み手が誰か、何のための報告なのか、というのが読みやすさのポイントだよ。
まずは、誰に読んでもらうものなのかを、あらためて考えてみよう。

報告書の送付先は、人事部の担当者と、私の上司です。
…そういえば、新入社員全員の報告書に目を通すだけでも、
かなり時間がかかるって聞きました。

そうだね。
読み手のことを考えて、報告書は要点を明確にして、簡潔に書くことを
心がけるといいんだよ。
要点をはっきりさせるために、報告内容を大まかに区切って見出しをつけてみて。

わかりました。やってみます。

2013/4/19

■本日の研修内容
・午前:各部署の業務内容としてグローバル営業部のシマダ課長から
    業務の説明がありました。
 所感:海外拠点の様子をビデオで見ることができて、非常に興味深かったです。
・午後:先週から継続しているデータ入力作業を行いました。
    7章まで完了しました。私が担当している範囲は、予定より遅れています。

■明日の予定
・午前:地域ソリューション部のシロノ部長代理の講義があります。
・午後:引き続きデータ入力作業を行います。

(略)

格段に読みやすくなったね!
続けて、報告内容で省けるところは省いて簡潔にしてみよう。
文章ではなくキーワードだけにしたり、体言止めにしたりするといいよ。

これでどうですか?

2013/4/19

■本日の研修内容
・午前:業務内容の説明(グローバル営業部 シマダ課長)
 所感:海外拠点の様子をビデオで見ることができて、非常に興味深かったです。
・午後:データ入力作業
    担当している1~10章のうち、7章まで完了(予定より遅延)

■明日の予定
・午前:業務内容の説明(地域ソリューション部 シロノ部長代理)
・午後:データ入力作業(8~9章)

(略)

かなりいい線まできたね。
次に、この報告書が何のためのものか、目的のために必要な情報が含まれているか
考えてみよう。
作業が遅れているみたいだけど、遅れましたっていう報告だけでいいと思う?

遅れたままではダメだから…。
遅れの原因とその対策が必要なんですね。
これでどうでしょうか。

(略)

・午後:データ入力作業
    担当している1~10章のうち、7章まで完了(予定より遅延)
【作業遅延の原因】
 7章の手書き原稿の文字が読みにくく、わかりにくい部分が出てくるたびに
 担当者に内容を確認して入力したため。
【対策】
 読みにくい部分は担当者にまとめて確認してから、入力を開始する。

(略)


…でも、自分一人の力で解決できない場合は、対策は書けませんよね。

そうだね。
そんなときは、上司を含めて対策を検討する必要があるから、
日報に検討依頼を書くといいんだよ。

参考になりました!
ありがとうございました!

予告

次回は5月31日の掲載予定です。お楽しみに。

プロフィール


トラ
わかりやすい文章の書き方を勉強中。
日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

ミケ
マニュアル制作を担当して10年目。
文章を書くのはお手のもの。

モグ
トラちゃんたちの会話をこっそり
聞くのがひそかな楽しみ。
勘違いしやすい性格。

ナンシー
陽気でフレンドリィな翻訳の
スペシャリスト。

コテツ
トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。